Allgemeine Hinweise zum Datenschutz

Begriffsbestimmungen

Im Folgenden werden zentrale Begriffe erläutert, die in dieser Datenschutzerklärung verwendet werden, um Transparenz über datenschutzrechtliche Vorgänge zu schaffen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, etwa Name, Kontaktangaben, Identifikationsnummern, Informationen zu Verträgen und von Urkunden betroffene Daten.

Verarbeitung umfasst jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, z. B. Erheben, Speichern, Verändern, Übermitteln oder Löschen.

Nutzerin bzw. Nutzer bezeichnet jede natürliche Person, die die Website besucht, Informationen anfordert oder Dienstleistungen von NotarTopBrief in Anspruch nimmt.

Service bezeichnet die Bereitstellung von Informationen, die Vorbereitung und Beurkundung von Urkunden sowie damit zusammenhängende administrative Tätigkeiten durch NotarTopBrief.

Cookies sind kleine Textdateien, die im Browser gespeichert werden und die beim Besuch der Website bestimmte Einstellungen und Daten wiedererkennbar machen, etwa für Sitzungsverwaltung oder Analysezwecke.

Vom Nutzer bereitgestellte Daten

Bei Kontaktaufnahme, Terminvereinbarung oder Auftragserteilung werden üblicherweise folgende Angaben benötigt:

• Identifikationsdaten wie Vor- und Nachname, Geburtsdatum und gegebenenfalls Dokumentennummern
• Kontaktinformationen wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer und postalische Anschrift
• Angaben zum Auftrag, etwa Art der Urkunde, beteiligte Personen sowie Vertrags- oder Objektinformationen
• Unterlagen und Nachweise, die zur rechtlichen Prüfung oder Beurkundung erforderlich sind (z. B. Ausweiskopien, Grundbuchauszüge)
• Zahlungs- und Rechnungsdaten zur Abwicklung der Vergütung
• Optionale Angaben, die Nutzerinnen und Nutzer auf freiwilliger Basis mitteilen, etwa besondere Kontaktwünsche

Daten von Dritten

In bestimmten Fällen verarbeitet NotarTopBrief Daten, die Dritte übermitteln, etwa Vertragspartner, Behörden oder Rechtsanwälte, sofern dies für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist.

• Übermittlungen von Vertragspartnern mit personenbezogenen Daten zur Erstellung von Urkunden
• Behördliche Auskünfte, Registerauszüge und öffentliche Urkunden zur sachgerechten Prüfung
• Informationen von Bevollmächtigten oder gesetzlichen Vertretern im Auftrag der betroffenen Person

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten stützt sich je nach Zweck auf unterschiedliche Rechtsgrundlagen gemäß anwendbarem Datenschutzrecht in Österreich.

• Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
• Rechtliche Verpflichtungen aus nationalen Gesetzen (z. B. Aufbewahrungspflichten, Registerpflichten)
• Berechtigte Interessen von NotarTopBrief, z. B. Betriebssicherheit, Abwehr von Missbrauch und Qualitätskontrolle, sofern die Interessen der Betroffenen nicht überwiegen
• Eingewilligte Verarbeitung, wenn Nutzerinnen und Nutzer hierfür ausdrücklich ihre Zustimmung erteilt haben

Weitergabe von Daten

Daten werden nur an Dritte weitergegeben, wenn dies zur Vertragsdurchführung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder aufgrund berechtigter Interessen erforderlich ist. Externe Dienstleister werden nur nach sorgfältiger Auswahl einbezogen.

• Weitergabe an Registerstellen und Behörden im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang
• Übermittlung an Gerichte, andere Notariate oder Notarvertreter im Zusammenhang mit Urkunden
• Auftragsverarbeiter für Hosting, IT-Support und Abrechnung unter vertraglicher Regelung
• Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte oder andere Berater zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen
• Keine pauschale Weitergabe an Werbepartner oder soziale Netzwerke ohne ausdrückliche Einwilligung
• Übermittlungen an Dritte erfolgen nur im erforderlichen Umfang und mit angemessenen vertraglichen oder technischen Schutzmaßnahmen

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Kundendaten und Vertragsunterlagen werden für die Dauer der Mandatsbeziehung und darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. Geschaeft- und steuerrechtliche Vorgaben) gespeichert.

E-Mail-Korrespondenz und Anfragen werden so lange aufbewahrt, wie dies für die Bearbeitung sowie zur Beweissicherung erforderlich ist, in der Regel mehrere Jahre abhängig von rechtlichen Anforderungen.

Technische Protokolldaten zur Sicherheit und Fehlersuche werden für einen begrenzten Zeitraum vorgehalten, in anonymisierter oder aggregierter Form längerfristig für statistische Auswertungen.

Nach Wegfall der Aufbewahrungsgründe werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Pflichten einer Löschung entgegenstehen.

Ausübung der Betroffenenrechte

Zur Ausübung Ihrer datenschutzrechtlichen Rechte können Sie sich an die unten genannten Kontaktwege wenden. NotarTopBrief prüft Anfragen zeitnah und informiert über das Ergebnis.

• Anfragen per E-Mail an [email protected] richten
• Nachweise zur Identität vorlegen, wenn dies zur Sicherstellung des Auskunftsanspruchs erforderlich ist
• Bei Unzufriedenheit Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einlegen
• Bei Widerruf einer Einwilligung können bestimmte Dienste beeinträchtigt sein; alternative Kommunikationswege werden soweit möglich angeboten
• Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen, sofern keine vorrangigen schutzwürdigen Gründe vorliegen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, z. B. während der Prüfung von Datenrichtigkeitsanfragen.
• Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde in Österreich, wenn Sie Bedenken zur Datenverarbeitung haben.
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung für konkrete Verarbeitungszwecke ohne Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Direktmarketing und Kommunikation

NotarTopBrief verwendet Kontaktdaten nur für informationsbezogene Kommunikation oder mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung für Marketingzwecke. Marketingmitteilungen enthalten eine einfache Möglichkeit, sich abzumelden. Die Zusendung erfolgt per E-Mail oder, mit ausdrücklicher Einwilligung, telefonisch.

Um keine Marketingkommunikation mehr zu erhalten, folgen Sie dem Abmeldelink in der jeweiligen Nachricht oder kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular auf NotarTopBrief. Alternativ können Sie uns telefonisch unter +43681097952 erreichen.

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